2. Kundenerlebnisse bei Krümeltexte

Mahnverfahren – wenn Kunden nicht zahlen

Was ihr als Texter über das Mahnverfahren wissen müsst

Kennt ihr euch mit dem Mahnverfahren aus? Als Texter kommt ihr an einen Punkt, da wisst ihr nicht mehr, was ihr machen sollte. Die Rede ist nicht von der reinen Texterstellung, die euch herausfordert. Sondern es sind die kleinen Momente, wenn die Rechnung des letzten Kunden nicht auf dem Konto als Eingang erscheint. Anfänglich kein Problem dachte auch ich mir. Doch nach ein paar Tagen packt jeden Texter die Panik. Was könnt ihr nun unternehmen. Ist das Mahnverfahren der richtige Weg?

Gute Zusammenarbeit, bitteres Erwachen

Als Texterin habe ich einige Kundenkontakte bereits knüpfen dürfen. Ein Kunde bleibt mir jedoch im Gedächtnis. Mit ihm arbeitete ich an mehreren Projekten zusammen. Er beauftragte mich für zahlreiche Texte, die alle den gleichen Aufbau aufwiesen. Mit weiteren Textern stemmte ich dieses Projekt ausgezeichnet und freute mich regelmäßig über einen Zahlungseingang auf meinem Konto.

Irgendwann kam das Ende der Zusammenarbeit in Sicht. Alle freuten sich, denn die Texte waren gut angekommen und schnell verarbeitet wurden. Leider konnte ich das über die letzte Rechnung nicht sagen.

Wenn der Kunde auf einmal nicht mehr zahlt – das Mahnverfahren als Ausweg

Der letzte Text ging an den Kunden und somit auch die dazugehörige Rechnung. Diese bliebt jedoch unbezahlt, was mich sehr verwunderte. Immerhin pflegten wir eine gute Zusammenarbeit. Ich schrieb den Kunden an und fragte freundlich nach der Bezahlung. Mit zahlreichen Ausreden wurde ich vertröstet. An das Mahnverfahren dachte ich zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

Der sichere Weg für Texter

1. Schritt: Die Zahlungserinnerung

Ich entschloss mich, den offiziellen Weg zu gehen und ein Mahnverfahren einzuleiten. Dieses findet bei euch im Unternehmen direkt statt. Dafür müsst ihr also weder ein Inkassounternehmen noch gerichtliche Mahnverfahren anwenden. Zumindest vorerst nicht. Das Mahnwesen sieht vor, dass ihr jeden Kunden, der im Zahlungsverzug ist, eine Erinnerung zukommen lasst. Formuliert die Erinnerung an die Zahlung freundlich, aber bestimmend. Eine Mahngebühr darf nicht enthalten sein!

Nachdem die Zahlungserinnerung mit einer entsprechenden Zahlungsfrist von mindestens 7 Tagen verstrichen ist, kann bei Nichtzahlung eine erste Mahnung erfolgen.

2. Schritt: Die erste Mahnung und was sie enthalten muss

Wer eine erste Mahnung verfasst, muss sich an einige Regeln halten. In einer Mahnung muss natürlich die offizielle Anschrift stehen und der Grund für euer Anliegen. Sinnvoll ist es, die Rechnungsnummer der nicht gezahlten Rechnung zu erwähnen. Angeführt werden müssen:

• Der Zahlungsverzug in Wochen oder Tagen (ursprüngliches Zahlungsziel).
• Das neue Zahlungsziel (Zahlungsfrist).
• Der Bezug zur Originalrechnung ( Rechnungsnummer, Leistung usw.)
• Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Tipp: versendet solche Schreiben immer als PDF Dokument, um eine Verfälschung der Angaben zu vermeiden.

Tipp 2: Zahlungserinnerungen und Mahnungen per Einschreiben verschicken. So geht ihr sicher, dass die Post beim Kunden ankommt.

3. Schritt: Die letzte Mahnung

Sollte sich der Kunden, wie auch bei mir es der Fall war, nicht rühren und keine Zahlung eingehen, folgt die zweite Mahnung. Auch dort müssen die Angaben aus der ersten Mahnung vorhanden sein. Ich erhielt auch auf diese Mahnung keine Reaktion. Achtet bitte darauf, dass ihr bei der ersten und auch der zweiten Mahnung eine Mahngebühr erheben könnt. Zu den Höhen der Mahngebühren im unteren Teil des Artikels etwas mehr.

Tipp: Erwähnt in der zweiten Mahnung die weiteren juristischen Schritte bei Nichtzahlung.

Mahngebühren: Welche dürft ihr erheben

Mahngebühren dürfen bei der ersten und zweiten Mahnung erstellt werden. Es gibt keine genaue Abgrenzung der Mahngebühren, jedoch lassen sich Richtwerte finden: Zu unterscheiden gibt es Mahngebühren für Privatpersonen und Unternehmen. Letzteres kann mit einer Mahnpauschale von bis zu 40 Euro angeschrieben werden. Ansonsten liegen die pauschalen Richtwerte in diesen Höhen:

1. Mahnung 5,00 Euro bis 7,50 Euro
2. Mahnung 7,50 Euro bis 10,00 Euro

Gerichtliches Mahnverfahren – der letzte Ausweg für Texter

Das gerichtliche Mahnverfahren ist der letzte Weg, denn ihr bestreiten könnt, um euer Geld einzuklagen. Dazu müsst ihr beim zuständigen Gericht vor Ort einen Mahnantrag stellen, dieser ist auch online verfügbar. Dort gebt ihr die Forderungshöhen und die Adresse des Kunden an. Je nach Höhe der Gesamtforderung entstehen Gebühren, die der Schuldner am Ende tragen muss.

Nach Zustellung des gerichtlichen Mahnverfahrens kann der Schuldner Einspruch einlegen. Jedoch steht er in der Beweispflicht und muss die Behauptung des Zahlungsverzuges bei Gericht auflösen.

Wenn der Kunde nicht zahlt – wie ich euch helfen kann

Ich bin kein Anwalt oder Jurist, aber ich habe in der Vergangenheit leider mehrfach schlechte Erfahrung mit fehlenden Zahlungseingängen gemacht. Daher kann ich meine Erfahrung mit euch teilen oder euch bei Vorlagen zu Zahlungserinnerungen und Mahnungen helfen. Schreibt mir über das Kontaktformular und gemeinsam gehen wir das Problem an.