In der heutigen digitalen Welt wird das papierlose Büro immer wichtiger. Ein papierloses Büro bezieht sich auf den Einsatz von digitalen Technologien, um Informationen und Dokumente elektronisch zu speichern, zu bearbeiten und auszutauschen.

Durch die Einführung eines papierlosen Büros kannst du nicht nur die Umweltbelastung durch den Verbrauch von Papier und Tinte reduzieren, sondern auch die Effizienz und Produktivität im Arbeitsplatz erhöhen. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht ein schnelleres und effektiveres Management, da die Suche und Archivierung von Informationen einfacher und schneller werden. Das hört sich alles gut an, doch wie kannst du diese Vorteile für dich nutzen? Diese Frage beantworten wir dir jetzt!

Was kannst du unter einem papierlosen Büro verstehen?

Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung, in der du möglichst wenig Papier verwendest. In einem solchen Arbeitsumfeld ersetzt du physische durch digitale Dokumente. Heißt, du arbeitest nicht mehr mit einer klassischen Ordnerstruktur, sondern legst dir diese beispielsweise in einer Cloud an.

Digitalisierung ist hier das Stichwort: Dokumente werden elektronisch gespeichert, übertragen und verarbeitet. Das Ziel eines papierlosen Büros ist es, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Umweltbelastung zu reduzieren, indem der Verbrauch von Papier und anderen Ressourcen minimiert wird.

Wie kannst du ein papierloses Büro organisieren?

Du hast eine Vorstellung davon bekommen, was allgemein unter einem papierlosen Büro verstanden wird.  Wir können die Fragezeichen über deinem Kopf förmlich sehen, weil du dich nun vermutlich fragst, wie das alles funktionieren soll. Wir wollen deine Fragezeichen auflösen. Ein papierloses Büro kann durch die Verwendung von folgenden Systemen umgesetzt werden:

• elektronischen Dokumenten-Management-Systemen
• Cloud-Speicher
• digitalen Signaturen
• E-Mail-Management-Software
• papierloser Kommunikation und Rechnungsstellung

Unterstützen können dich dabei beispielsweise Tablets, die mit Notizfunktionen als digitaler Zettel fungieren. Verwendest du kompatible Systeme, kannst du deine Daten überall und immer über Smartphone, Tablet und PC abrufen.

Tipps für ein papierloses Büro

Eine Tatsache möchten wir gleich vorwegnehmen: es ist nicht immer möglich, auf Papier zu verzichten. Eingehende Dokumente wie die vom Finanzamt oder von Versicherungen lassen sich nicht vermeiden. Hier empfehlen wir dir allerdings, diese abzufotografieren oder zu scannen, um sie in einem digitalen Ordner als Sicherung zu hinterlegen.

Anbei von uns und unserem Team einige Tipps, wie du papierlos werden kannst:

• Verwende Tablets: Eine unserer Texterinnen hat bereits ein papierloses Büro und empfiehlt die Nutzung von Tablets. Um dort Notizen zu machen, kann beispielsweise die Notiz-App genutzt werden. Samsung bietet zu dem die App Noteshelf an. Ähnliche Funktionen haben auch andere Anbieter. Sie ermöglichen das Schreiben mit einem speziellen Pen auf dem Tablet. Dadurch kannst du schneller Notizen anfertigen. Außerdem lassen sich Dokumente importieren und unterschreiben.
• Rechnungen nicht mehr ausdrucken: Rechnungen lassen sich via E-Mail versenden. Dazu kannst du Rechnungsprogramme nutzen. Diese müssen nicht mehr unterzeichnet werden. Speichere dir diese PDF in einem Ordner ab.
• Papierlos kommunizieren: Verwende papierlose Kommunikationsmethoden wie E-Mails, Textnachrichten oder Videokonferenzen, um mit anderen zu kommunizieren. Vermeide unnötige Drucke von E-Mails oder Dokumenten. Hier passt wieder die Notiz-App, dort kannst du dir Passagen der Mail reinkopieren.
• Digitale To–do-Listen: Viele schreiben die To-do-Listen noch klassisch auf Papier. Ein Tipp von uns ist: Nutze digitale Listen und To-do-Apps. Diese erleichtern die dir Arbeit, da du wiederkehrende Aufgaben erstellen kannst. Krümeltexte arbeitet dabei unter anderem mit der To-do-Liste von Microsoft, die auch mehrere Teilnehmende zulässt. Auch Outlook bietet beispielsweise einen Aufgabenbereich, der als To-do-Liste genutzt werden kann

Mach dir bitte keinen Stress, wenn es nicht immer gleich funktioniert. Auch bei unserem Team ging nicht alles sofort ins Blut über. Es ist ein Prozess, der Zeit braucht. Übrigens, auch Kinder können mittlerweile digital lernen. Mehr dazu verrät dir der Blog vom Schoolbag Express, ein Onlineshop für individuell vorbereiteten Schulbedarf.