Wie macht eine Texterin im Homeoffice ihre Buchhaltung

Das Thema Buchhaltung zeigt viele Facetten auf. Jeder macht sie anders und jeder schwört auf sein eigenes Konzept. Ich bin ehrlich, ich mag diesen Teil meiner Arbeit nicht. Mit dieser Einstellung bin ich sicherlich nicht alleine. Wer hantiert schon gerne mit Zahlen herum? Es wird sicherlich den einen oder anderen Menschen geben. Ich gehöre nicht zur Fraktion „Zahlen sind meine Lieblinge“, sondern bevorzuge lieber das geschriebene Wort. Trotzdem musste ich mich mit dem Thema befassen.

Aller Anfang war schwer – die Buchhaltung ohne Programmunterstützung

Am Anfang meines beruflichen Werdegangs stellte ich mir die Buchhaltung nicht sonderlich schlimm vor. Das war wirklich naiv. Schwer ist es zwar nicht, doch ich suchte mir natürlich den aufwendigen Weg aus. Und so nutze ich Excel als Grundlage. In diesem Programm erstellte ich mir eine Tabelle mit Einnahmen und Ausgaben und errechnete mir jeden Monat, welche Umsatzsteuer ich abführen durfte und wie hoch meine betrieblichen Ausgaben waren. Für mich hieß es also jeden Tag die Einnahmen nach den Kunden aufzuschlüsseln. Das mache ich heute noch. Ich arbeite weiterhin mit dem geliebten oder gehassten Tabellenprogramm, um die Texte zu dokumentieren, die ich jeden Tag verfasse.

Einmal im Monat die große Abrechnung

Rechnungen wurden bei mir einmal im Monat verfasst. Natürlich gibt es Ausnahmen, die auch heute noch vorhanden sind. Aber grundlegend lege ich die Rechnungserstellung auf das Monatsende. Das heißt also, am Ende des Monats wurde früher das Word-Programm geöffnet und mühsam wurden Tabellen erstellt, um die Leistungen aufzuschlüsseln. Das Gleiche galt für die Ausgaben, auch diese wurden mühsam anhand der Rechnungen jeden Monat aufgeschlüsselt. Um wirklich alles zu dokumentieren, habe ich jede Rechnung ausgedruckt und entsprechend abgeheftet. Auch heute erfolgt dieser letzte Schritt noch. Mit diesen Aufgaben verbrachte ich teilweise meine Abende.

Debitoor als Lösung für die Buchhaltung

Effizienz musste her, ich hatte keine Lust mehr auf die stundenlange Buchhaltung. Durch eine Empfehlung kam ich zu Debitoor. Ein Programm, welches kostenlos getestet werden und die Rechnungserstellung sowie die damit verbundene Buchhaltung erleichtern kann. Ich entschloss mich, das Leistungspaket M zu wählen, da es für mich am sinnvollsten erschien. Damit verbunden waren 800 Rechnungen, die jeden Monat mit dem Programm erstellt werden konnten. Außerdem konnte ich meinen Briefkopf für die Rechnungen selber gestalten, was mir besonders wichtig erschien. Hinzu kam, dass die Eingangsrechnungen einfach in dem Portal hochgeladen werden und die entsprechenden Ausgaben sorgsam aufschlüsselt. Damit ergab sich für die Umsatzsteuervoranmeldung einer Erleichterung, denn diese erstellte sich anhand meiner Angaben von allein.

Banking über Debitoor

Debitoor bietet die Verbindung zur eigenen Bank an, um die Rechnungseingänge zu prüfen und direkt zu dokumentieren. Wird eine Rechnung beglichen, kann diese als „bezahlt“ deklariert werden. Durch dieses einfache Verfahren habe ich immer einen Überblick, welche Rechnungen bezahlt wurden und wo Außenstände zu verzeichnen sind. Sollte es zu einem Zahlungsverzug kommen, kann dieser direkt über Debitoor verfolgt werden. Das heißt, ich habe jederzeit die Möglichkeiten, Mahnungen zu verfassen. Als Bonus, den ich als sehr angenehm empfinde, bietet das Rechnungsprogramm eine Aufzeichnung, welche der Kunden sich die Rechnung bereits angesehen haben. Durch den Link in der E-Mail kann jeder meiner Kunden die Rechnung herunterladen, wodurch ich eine Information bekomme, dass die Rechnung gesehen wurde.