1. Als Texter:in Geld verdienen

Dank Ordnerstruktur effizienter arbeiten

Zeit ist Geld, heißt es und das stimmt auch. Wenn du deine Arbeit effizient gestalten möchtest, solltest du verschiedene Zeitdiebe vermeiden und dich von Anfang an gut strukturieren. Wir zeigen dir, wie du das mit einer gezielten Ordnerstruktur schaffst.

Was sind Zeitdiebe?

Gerade sprachen wir davon, Zeitdiebe zu vermeiden. Doch was ist damit eigentlich gemeint? Zeitdiebe sind Dinge, die in deinem Berufsalltag wertvolle Arbeitszeit rauben und deine Arbeit ineffizienter machen. Einige Beispiele:

• ungeplante Anrufe und Gespräche
• laute und störende Geräusche
• Tätigkeiten im Haushalt, die dich im Home-Office ablenken
• langes Suchen von benötigten Unterlagen
• ein volles E-Mail-Postfach

Vor allem auf die letzten beiden Punkte möchten wir heute eingehen, denn die kannst du mit einer Ordnerstruktur gut in den Griff bekommen. Zwar schützt diese dich nicht, vor einer nahenden E-Mail-Flut, aber sie hilft dir, diese elektronische Post besser zu sortieren, zu filtern und dadurch abzuarbeiten.

Was ist eine Ordnerstruktur?

Wir reden in diesem Blogartikel nur über digitale Ordner. Den Aktenschrank im Büro lassen wir dabei außer Acht. Ordner kannst du dir selbst anlegen, das funktioniert im E-Mail-Postfach oder in deinem Dokumentenablagesystem auf dem PC. Dabei können wir dir keine genaue Struktur vorgeben, dir aber erste Ansatzpunkte aufzeigen. Letztendlich kommt es auf die Branche und deinen Beruf an, denn jeder organisiert sich anders. Eine Ordnerstruktur hilft schließlich nicht nur freiberuflichen Textenden, sondern kann in sehr vielen Bereichen zum Einsatz kommen – für Selbstständige und Angestellte. Du legst dir also Ordner an, in denen du verschiedene E-Mails oder Dokumente einsortierst, um diese später leichter wiederzufinden und keine Zeit mit der Suche zu verschwenden. Du kannst durch die Ordner aber auch wichtige Unterlagen den Projekten oder Kunden besser zuordnen.

Ordnerstruktur bei E-Mails

Wir empfehlen dir, deine E-Mails mittels eines E-Mail-Programmes zu bearbeiten. Natürlich kannst du die elektronische Post auch über den Webbrowser abrufen und dort deine Ordnerstruktur anlegen. In Programmen wie Microsoft Outlook oder Thunderbird ist es allerdings in der Regel übersichtlicher und deine Möglichkeiten sind größer. Du kannst Ordner anlegen und passende Regeln erstellen, die beispielsweise dafür sorgen, dass eingehende Mails von einem bestimmten Absender oder mit einem gewissen Betreff automatisch in dem von dir erstellten Ordner landen.

Unser Tipp:

Eins möchten wir vorweg nehmen, bitte nutze den Papierkorb nicht als E-Mail-Archiv, denn oft ist es in Unternehmen so eingestellt, dass der Inhalt des Papierkorbs automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht wird und dann sind deine E-Mails alle weg – in der Regel unwiederbringlich.

Kommen wir aber nun zu einer möglichen Ordnerstruktur in deinem Posteingang. Deine angelegten Ordner werden nach dem Alphabet sortiert. Du kannst mit Ziffern arbeiten, um an der Reihenfolge etwas zu ändern. Lege dir beispielsweise einen Ordner an, der „1Wichtiges“ heißt. Durch die 1 steht der Ordner immer an oberster Stelle. Hier kannst du wichtige Dinge ablegen, auf die du oft und schnell zugreifen musst. Das können Kundendaten, Links und Ähnliches sein. Bedenke, dass du zu jedem Ordner auch einen Unterordner und noch einen und noch einen erstellen kannst.

Einfaches Beispiel:

Eine Ordnerstruktur für deine E-Mails kann sich nach Kunden oder Projekten richten. Manchmal macht es auch Sinn, Unterordner für bestimmte Zeiträume zu erstellen. Für abgeschlossene Projekte kannst du einen Archiv-Ordner erstellen. In diesen werden alle nicht mehr benötigten Ordner verschoben. So musst du diese nicht löschen und kannst bei Bedarf auch später auf sie zurückgreifen. Das Archiv enthält in diesem Fall keine unsortierten Mails.

Ordnerstruktur bei Dokumenten

Auch bei Dokumenten kannst du mir einer Ordnerstruktur arbeiten. Hierbei kannst du ebenfalls wie bei den Mails vorgehen und mit Unterordnern arbeiten oder aber die Namen der Ordner durchnummerieren. Im folgenden Bild kannst du ein Beispiel für eine übergeordnete Struktur sehen.

Bei einem Klick in die einzelnen Ordner geht es weiter in die Tiefe. So bekommt bei Krümeltexte jeder Kunde einen eigenen Ordner. Für kleinere Einzelprojekte reicht das aus. Für Stammkunden von Langzeitprojekten oder mehreren Aufgaben entstehen Unterordner, die beispielsweise nach Jahr und Monat oder nach verschiedenen Projekten sortiert sind.

Im Ordner Finanzen werden eingehende und ausgehende Rechnungen nach Jahren sortiert. Ab einer gewissen Anzahl macht es Sinn, hier noch weiterzugehen und für jeden Monat einen Ordner anzulegen. Auch den Marketingordner kannst du unterteilen. Möglicherweise brauchst du Unterordner für Social Media und oder deinen Blog. Arbeitest du mit Printwerbung, kannst du auch dafür einen Ordner anlegen und alle wichtigen Dokumente dort abspeichern.

Die digitale Organisation im Wandel der Zeit

Eine gut angelegte Ordnerstruktur hilft dir, wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Außerdem wächst sie mit dir und deinem Unternehmen mit. Zu Beginn ist es eventuell nicht nötig, viele Unterordner und eine riesige Struktur anzulegen. Doch wenn sich E-Mails und Dokumente häufen und du merkst, dass du immer mehr Zeit bei der Suche verbrauchst, dann überdenke deine Struktur und prüfe, wie du dich besser organisieren kannst. Auch bei Krümeltexte entwickelt sich die Organisation immer weiter und wir sind heute ganz anders strukturiert als vor fünf Jahren. Und wenn wir uns in weiteren fünf Jahren erneut über die Aufteilung von E-Mails und Dokumenten unterhalten, wird es wieder anders aussehen.

Hast du Fragen oder Anregungen zu diesem Thema? Dann lass es uns in den Kommentaren wissen.