Wir haben mal wieder zwischen unserem Team herumgefragt und wollten wissen, wie das eigentlich mit der Zeiterfassung so funktioniert und ob ein Tool bevorzugt wird. Texterin Juliane hat dazu einige Informationen preisgegeben und uns in ihr digitales Büro blicken lassen. Bevor wir uns das von ihr verwendete Tool anschauen, noch eine kurze Erklärung, warum die Zeiterfassung so relevant ist.

Warum ist die Zeiterfassung für Texterstellungen relevant?

Im Texterei-Business gibt es verschiedene Abrechnungsmodelle, eines davon beinhaltet die Zeiterfassung. Sie wird immer dann für den Kunden relevant, wenn dieser nach Stunden bezahlt. Jedoch kann es auch aus anderen Gründen sinnvoll sein, dass du deine Arbeitszeit erfasst. Beispielsweise, wenn du ein neues Projekt anfängst und gerne zur Kalkulation wissen möchtest, wie viel Zeit du zur Erstellung gewisser Anforderungen benötigst. Nachfolgend findest du einige wichtige Punkte, die eine Zeiterfassung relevant machen:

• Effizienzsteigerung: Die Zeiterfassung ermöglicht es dir, deine Arbeitszeit besser zu verwalten. Du kannst dadurch genau sehen, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben benötigst. Diese Ergebnisse können wiederum der Steigerung der Effizienz dienen.
• Projektmanagement: Arbeitest du an verschiedenen Projekten, ist es wichtig, die Zeit zu verfolgen, die du für jedes Projekt aufwenden musst. Dies hilft dir dabei, den Fortschritt zu überwachen, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass genügend Zeit für jedes Projekt eingeplant ist.
• Priorisierung von Aufgaben: Durch die Erfassung der Arbeitszeit kannst du ganz einfach feststellen, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere. Dies kann dir dabei helfen, Prioritäten zu setzen und dich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Insgesamt ist die Zeiterfassung für jede Texterin und für jeden Texter ein wertvolles Instrument, um die Effizienz zu steigern, die Arbeitszeit genau abzurechnen, Projekte effektiv zu verwalten und die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Übrigens ist dieses Thema in anderen Branchen ebenso relevant. So müssen beispielsweise auch ein Koch oder eine Coverdesignerin ihren Arbeitsaufwand planen, um besser kalkulieren zu können.

Das sagt Juliane zum Thema

Wie erfasst nun Juliane ihre Zeiten und warum? Als Texterin erfasst sie ihre Arbeitszeiten nach eigenen Angaben aus zwei Gründen. Der erste Grund bezieht sich auf die Abrechnung. Sie verrechnet einige Projekte anhand des Stundensatzes und ist demnach dazu angehalten, der Kundin oder dem Kunden eine genaue Abrechnung zu ermöglichen. Um das umzusetzen, erfasst sie ihre Arbeitszeit für den Text oder das Projekt. Der zweite Grund bezieht sich auf das Management. Selbst wenn sie nicht nach Stundenlohn abrechnet, kann Juliane durch die Erfassung der Arbeitszeit genauer einschätzen, wie lange sie für ein Projekt braucht.

Tipp: Zu Beginn einer Selbstständigkeit im Bereich der Texterei ist es ratsam, seine Arbeitszeit genau zu erfassen, um beispielsweise herauszufinden, wie lange du für einen 1.000 Wörter umfassenden Text benötigst. Das wird dir später bei der Planung helfen.

Zeiterfassung mit dem Tool „Zeiterfassung“

Kommen wir jetzt zu dem Tool, welches Juliane verwendet. Da sie viel mit dem Tablett agiert, hat sie sich auch dort ein Tool herausgesucht, mit dem sie die Arbeitszeit erfassen kann. Im App-Store holte sie sich das Programm „Zeiterfassung“.

Es lässt sich recht einfach auch ohne eine Anmeldung bedienen. Durch das klassische Einstempeln, welches viele Angestellte eventuell noch kennen, beginnt die Zeiterfassung. Sobald die Arbeit erledigt ist, stempelt man sich einfach mit dem entsprechenden Knopfdruck wieder aus. Durch das Hinterlegen einer Arbeitsnotiz kann man die entsprechenden Projekte zuordnen. Anschließend lassen sich die Projektarbeiten benennen. Juliane benennt diese meist nach ihrer Kundschaft und dem Namen des Projekts. Wichtig ist dann natürlich der Export der Daten. Über den Datenexport kann sie sich die Informationen dann herunterziehen und der jeweiligen Person zusenden. Die einzelnen Arbeitszeitberichte lassen sich dann auch als E-Mail-Anhang verschicken.

Tina, die Inhaberin von Krümeltexte, nutzt für die Zeiterfassung das Tool Klok. Du findest ihren Erfahrungsbericht ebenfalls auf unserem Blog.